ビジネスマナーにおいて「ホウレンソウ」は基本であり、重要な作業とも言われています。
ホウレンソウができないと仕事もできないといっても過言ではありませんよ。
今回はホウレンソウの注意点をご紹介しましょう。
ホウレンソウとは
・報告
上司からの指示に対して、経過や結果を報告すること
・連絡
自分の意見や思考ではなく、確実な情報を関係者に連絡すること
・相談
判断に迷った時や意見を聞きたいときにアドバイスをもらうこと
「報告」の注意点
上司に報告をする際、一番気をつけたいのは報告するタイミングです。
多忙な上司に時間を割いてもらうため、相手の状況を見てアポを取ることが大切です。
他の人を通して報告するのではなく、指示をくれた上司に直接自分で報告しましょう。
報告において、経過や結果などの結論が重要なためできなかった言い訳などは不要であり、客観的な正確な事実を報告してください。
ミスやトラブルなどはすぐに報告する必要があります。
何事も、後回しにせずに報告するように心がけましょうね。
「連絡」の注意点
連絡は上司、同僚、部下に関わらず自分が発信者になることもあれば、受信者になることもあります。
「○○のようです」や「○○らしいです」などと曖昧な言葉は使わず、的確な情報で連絡してください。
連絡すべき順番は内容によって判断しましょう。
関係者全員に連絡は必要であり、きちんと全員に連絡したか確認も必要ですよ。
「相談」の注意点
分からないことや迷ったことがあったらすぐに相談しましょう。
曖昧なまま自己判断で仕事をすすめても、効率も質も下がり周りにも迷惑をかけてしまいます。
相談を持ちかける際は、なんとなくではなく根拠を持った話をすることで相手も親身になってアドバイスをしてくれるでしょう。
メールでホウレンソウをする場合の注意点
メールは時間や場所を選ばずに同時に複数の相手にホウレンソウができる便利なツールですが、注意しなければいけない点がいくつかあります。
1つ目は、メールを送ったことだけに満足しないことです。
メールを送ったことだけでは報告も連絡も完了に至っていない場合があります。
メールの量が多い人に送った場合は報告メールが見落とされ、返信が届くまで時間がかかる可能性があります。
相手がメールを見て内容を理解して返信が来てからメールでの報告連絡は完了です。
2つ目は、同じオフィスにいて直接報告できる場合は失礼にあたるため、メールは使わないようにしましょう。
最後に、メールでホウレンソウが来た場合、返信は迅速に行ってくださいね。
すぐに回答できない場合も、「内容を検討し、改めて連絡します」など一言返信しましょう。
ホウレンソウはビジネスマナーの基本です。
できるかできないかで社内の評価も変わってくるので、注意点を覚えて実践しましょう。